Ранее для того, чтобы провести собрание онлайн, требовалось проголосовать за такую возможность на обычном собрании. Теперь это требование законодатель исключил.
Однако в ГИС ЖКХ такая возможность до сих пор не реализована. Директор АНП «Национальный жилищный конгресс» Татьяна Вепрецкая подтвердила: от инициатора собрания система требует копию протокола обычного собрания. При этом для жителей новостроек, например, закон устанавливает приоритет онлайн-голосования и тем самым, по сути, запрещает «бумажное» голосование.
Также ГИС ЖКХ по прежним нормам считает и срок голосования, хотя он уже увеличен с 5 до 60 дней. Заместитель гендиректора Ассоциации «ЖКХ и городская среда» Дмитрий Гордеев столкнулся с этим при проведении онлайн-собрания в его доме. За 5 дней успели проголосовать собственники, обладающие примерно 35 процентами голосов. В результате кворума не было, но система сочла собрание состоявшимся и все решения принятыми.
Еще один недостаток — отсутствие полной информации об имеющейся у собственников недвижимости. Поэтому ГИС ЖКХ не принимала, выдавая вердикт «собственник уже проголосовал». Теми же проблемами страдает и ЕИАС ЖКХ Московской области.
Инициаторы общих собраний отказываются от проведения онлайн-собрания в ГИС ЖКХ из-за технических проблем или тяжелого восприятия предложенного интерфейса.
Эксперты указывают, что есть коммерческие системы для проведения онлайн-голосований с более дружелюбным интерфейсом. И призывают дать доступ этим системам к Единой системе идентификации и аутентификации.
Необходимо установить единые требования к системам голосования и позволить собственникам самим выбирать, какую использовать. А также обязать органы ГЖН принимать итоговые протоколы в электронном виде. Можно признать, что очных общих собраний не будет минимум до весны 2021 года. Берите инструкцию, как формально провести очно-заочное, а фактически — заочное общее собрание.
Как провести собрание, когда очное под запретом, а к онлайн-формату никто не готов
ЛЮБОВЬ ЧЕСНОКОВА, главный редактор объединенной редакции «Городское хозяйство и ЖКХ»
Давайте признаем, что очных общих собраний не будет минимум до весны 2021 года. Берите инструкцию, как формально провести очно-заочное, а фактически — заочное общее собрание.
Шаг 1. Продумайте повестку
Вспомните все решения, которые приходилось принимать «на коленке» весной, и подумайте, какие вопросы надо решить в ближайшей перспективе. Для наглядности составьте список — включите в него вопросы, связанные:
с продлением полномочий или утверждением изменений в документах — уставе, договоре управления;
размером платы за содержание жилья или членских взносов;
ограничительными мерами и дополнительными мероприятиями по требованию властей — такими как дезинфекция.
Если список получился длинным, оцените важность каждого вопроса и оставьте те, решение которых лучше не откладывать
Не стоит включать в повестку дня все накопившиеся вопросы — это может отпугнуть собственников и повлиять на качество принимаемых решений.
После того как определитесь с повесткой дня, составьте сообщение о проведении общего собрания.
Шаг 2. Подготовьте документы и инвентарь
Для внеочередного общего собрания в очно-заочной форме нужен привычный пакет документов:
сообщение о проведении общего собрания собственников помещений;
реестр вручения сообщений собственникам (смотрите в презентации ниже);
бланки решений собственников;
бланк протокола общего собрания;
форма списка присутствующих на собрании.
Это обязательные сопровождающие документы.
Теперь решите, какие документы нужно будет показать собственникам на общем собрании. Например, если пора перезаключить договор управления, то обязательно нужно подготовить его проект и предложить собственникам ознакомиться.
Из инвентаря вам понадобится запас масок, перчаток, дезсредства и ящики для анкет.
Ящики для анкет закупайте по количеству подъездов в МКД. Найти такой можно в интернете по запросу «купить ящик для анкет». Средняя стоимость одного ящика — 650 руб.
Шаг 3. Сообщите собственникам о предстоящем собрании
Сообщение об общем собрании вы подготовили на предыдущем шаге, теперь информацию нужно донести до собственников. Помните, что у вас есть на это 10 дней до даты собрания, а для вопросов об изменении платы за содержание жилья — 30 дней. Именно за такой срок УО должна разместить экономически обоснованное предложение о повышении платы. На жилищные объединения такое правило не распространяется.
На данном шаге вам придется проделать дополнительную работу — это связано с необходимыми мерами безопасности в текущей ситуации.
Учитывая эпидемиологическую ситуацию, вам нужно решить две задачи.
1. Всеми способами проинформировать жителей о важности предстоящего общего собрания.
2. Обезопасить жителей и своих сотрудников и разъяснить, что качество собрания не пострадает, если на очную часть никто не придет. Голосование просто перейдет в заочную фазу.
Рассмотрим отдельно все возможности общения с жителями — официальные и не очень.
Доска объявлений. Разместите на доске объявлений отдельно официальное сообщение о предстоящем собрании и отдельно информацию о том, как пройдет собрание. Зачем? Это необходимо по двум причинам.
Во-первых, единицы остановятся у лифта читать большой текст мелким шрифтом. Нужно яркое пятно на доске объявлений, за которое будет цепляться взгляд.
Во-вторых, в отдельном объявлении мы предлагаем сообщить жителям дома, какие меры безопасности вы приняли. Главное — вы целых две недели будете принимать оформленные решения собственников, им не придется никуда ходить.
Разместили — сфотографируйте.
Инфостенд в офисе УО, ТСЖ, ЖСК, ЖК. На доске объявлений также разместите отдельно официальное сообщение о предстоящем собрании и информацию о том, как пройдет собрание.
Разместили — сфотографируйте.
Официальные соцсети. Напишите в соцсетях пост о том, как для каждого собственника важно проголосовать на собрании. Покажите, какие меры безопасности вы приняли.
Разместили — сделайте скриншот экрана (кнопка PrintScreen на клавиатуре). Затем вставьте скриншот в Word-документ и сохраните.
Чаты жителей в мессенджерах. Предложите председателю совета дома сообщить соседям о предстоящем собрании собственников.
Председатель правления ТСЖ, ЖСК, ЖК может написать в чат (группу с жителями) от своего имени, пригласить всех активно поучаствовать в решении проблем дома.
Официальный сайт организации. Продублируйте на своем сайте текст, который опубликовали в соцсетях. Чем больше источников информации — тем лучше.
Индивидуальные сообщения. Подготовьте и направьте заказные письма всем собственникам помещений в МКД. Если не рассчитывали на дополнительные траты и раньше не пробовали такой способ доставки сообщений, сделайте поквартирный обход, вручите сообщения о собрании лично (рисунок 2).
Для обхода вам понадобятся:
маска, перчатки для сотрудников;
ручки, чтобы собственник мог поставить подпись в реестре;
дезсредство на случай, если собственник попросит при нем обработать ручку;
реестр о вручении сообщений;
бланки решений собственников по вопросам, поставленным на голосование;
листовка с контактами.
Если решением собственников вы когда-то определили иной способ информирования о предстоящем собрании, используйте его.
Требования Жилищного кодекса в этой части сводятся к одному: информацию нужно направить так, чтобы можно было в дальнейшем подтвердить ее получение адресатом. Либо направлять сообщение об общем собрании способом, о котором ранее договорились собственники.
Шаг 4. Проведите очную часть собрания
Итак, наступил день X — дата очной части голосования. Не переживайте, если никто не пришел! Это даже хорошо, потому что безопасно.
Дело в том, что для очно-заочного собрания вы будете считать общий кворум: нужно будет сложить голоса пришедших на очную часть с голосами тех, кто проголосовал заочно. Это предусмотрено частью 3 статьи 47 Жилищного кодекса.
Поэтому на очной части выполните четыре действия.
1. Отметьте в листе регистрации тех, кто пришел (пример смотрите в презентации ниже).
2. Обсудите с пришедшими повестку собрания и ответьте на вопросы.
3. Соберите письменные решения с тех, кто пришел.
4. Сфотографируйтесь.
Фотография всех присутствующих станет подтверждением того, что очная часть была. Хорошо, если на фотографии один из присутствующих включит телефон, на котором будут видны дата и время. В дальнейшем это обезопасит вас от замечаний в стиле: «да вы когда угодно могли эту фотографию сделать».
Составлять отдельный протокол на очную часть собрания не нужно. Это не предусмотрено ни Жилищным кодексом, ни приказом Минстроя от 28.01.2019 № 44/пр (далее — Приказ № 44/пр). Более того, отдельный протокол на очную часть очно-заочного собрания может послужить поводом к тому, чтобы оспорить итоги собрания. Ведь кворума на собрании не будет, а это делает протокол ничтожным. Поэтому не подставляйте себя и не оформляйте отдельный протокол на очную часть общего собрания собственников.
Никто не пришел на очную часть собрания? С юридической точки зрения вы не обязаны это фиксировать. Для своего успокоения вы можете сделать в листе регистрации запись о том, что никто не пришел, и пусть председатель и секретарь собрания поставят свои подписи. Это может пригодиться на случай спорной ситуации.
Шаг 5. Проведите заочную часть собрания
Для заочного голосования собственников установите в подъездах ящики, о которых мы рассказали выше.
С первого дня начала заочного голосования замените информацию на доске объявлений и зафиксируйте это — сфотографируйте. В новом объявлении призывайте собственников обязательно проголосовать на общем собрании заочно. Пример такого объявления ищите в конце статьи.
Когда время поджимает и срок окончания голосования близко, мы рекомендуем собирать решения самостоятельно, не ждать, когда их принесут.
Шаг 6. Подведите итоги собрания
На следующий день после окончания голосования займитесь подсчетом голосов. У вас есть на это 10 дней (п. 2 Требований, утв. Приказом № 44/пр, далее — Требования № 44/пр). Только теперь вы можете делать выводы о кворуме и приступить к подсчету голосов по вопросам повестки. Вы обязаны учесть все решения, поданные в ходе очного обсуждения повестки дня и после него до истечения срока голосования (ч. 4.1 ст. 48, ч. 3 ст. 47 Жилищного кодекса).
Не обязательно указывать в протоколе собрания, какие голоса вы получили в очной части, а какие — в заочной. Такой подход может только запутать ситуацию.
Оформляйте протокол очно-заочного собрания так же, как и любой другой протокол.
Основная часть протокола общего собрания включает разделы, каждый из которых — отдельный вопрос повестки дня (п. 16 Требований № 44/пр). Добавляйте только те вопросы, которые указали в уведомлении о проведении общего собрания. Если вопросов несколько, нумеруйте и располагайте их в протоколе в порядке обсуждения.
В основном блоке содержательной части протокола общего собрания нужно:
указать отдельно все вопросы повестки дня;
предложить варианты ответов «за», «против», «воздержался» по каждому вопросу повестки;
отразить обсуждение каждого вопроса повестки: «слушали», «предложено», «решили».
Обязательно оформлять вопросы повестки именно так — это правило пункта 16 Требований № 44/пр.
Подписать протокол общего собрания должны:
председатель;
секретарь;
члены счетной комиссии.
Рядом с каждыми Ф. И. О. нужно поставить подпись и указать дату, как на рисунке 4 (п. 22 Требований № 44/пр).
Обязательно отсканируйте протокол и решения собственников. Они будут нужны, чтобы разместить их в ГИС ЖКХ.
Шаг 7. Проинформируйте собственников об итогах собрания и разместите протокол в ГИС ЖКХ
Готовый протокол в течение 10 дней после собрания разместите на досках объявлений, в ГИС ЖКХ и в том месте, которое определили собственники. Как правило, собственники определяют именно доску объявлений.
Разместить протокол общего собрания в ГИС ЖКХ нужно в два этапа: сначала вручную заполнить данные итогов собрания, а затем разместить электронный образ протокола. Сделать это сможет специально уполномоченный сотрудник организации.
Чтобы разместить информацию о протоколе, необходимо:
в личном кабинете организации в меню «Объекты управления» выбрать команду «Голосования»;
на странице «Реестр сведений о голосовании» нажать кнопку «Добавить».
Перешли на страницу «Добавление протокола общего собрания собственников» — заполните необходимую информацию.
Затем в блоке «Прикрепленные файлы» загрузите электронный образ протокола общего собрания со всеми приложениями (п. 20 Требований № 44/пр). Для этого нажмите кнопку «Добавить файл» и выберите заранее отсканированные файлы на вашем компьютере. Размер файла не должен превышать 50 Мб.
Шаг 8. Передайте документы общего собрания в ГЖИ
УО как инициатор должна в 10 дней после собрания передать оригиналы протокола и решений собственников в ГЖИ.
Во-первых, представьте подлинники документов способом, который позволит подтвердить факт, что ГЖИ все получила, и дату, когда получила (например, направьте документы заказным письмом или вручите лично).
Во-вторых, разместите в ГИС ЖКХ скан-образы решений и протокола.
Документы считаются переданными, когда у вас есть подтверждение факта и даты их получения органом ГЖН, а скан-образы решений и протокола размещены в открытом доступе в ГИС ЖКХ.
Помните, что у инспектора ГЖИ нет полномочий отказаться принимать протокол, «потому что не время собрания проводить».